在臨床試驗(yàn)的進(jìn)行過程中，常規(guī)且小型的會(huì)議有內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目例行會(huì)議、供應(yīng)商相關(guān)會(huì)議等，而比較大型且重要的會(huì)議則包括研究者會(huì)、方案討論會(huì)、Pre-NDA溝通交流會(huì)等，今天我主要按發(fā)生時(shí)間段對(duì)大型會(huì)議中CTA所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行分享。

會(huì)議開始前的準(zhǔn)備時(shí)間是固定且有限制的，一般提前半個(gè)月-1個(gè)月準(zhǔn)備，充分的準(zhǔn)備工作是做好任何事情的前提。

1.明晰會(huì)議的相關(guān)信息

會(huì)議議題、目的、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)名單、人數(shù)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，這些信息通常PM會(huì)直接告知或郵件抄送CTA。主要參加方包括申辦方、CRO、SMO、參研中心。如果參研中心較多，項(xiàng)目組這邊會(huì)確定一個(gè)名單，確定哪些中心來參加這次會(huì)議，因?yàn)轭A(yù)算限制，所以一般也有人數(shù)上的要求。

組長(zhǎng)單位來參會(huì)的主要是PI、key-sub I、機(jī)構(gòu)人員，而其他單位的key-sub I通常不邀請(qǐng)，除非PI不能參加，指定人員參加。（組長(zhǎng)單位人數(shù)大于分中心）。申辦方和CRO這邊參會(huì)人員主要是項(xiàng)目組leader、PM、各板塊負(fù)責(zé)人，SMO就是PM和CRC。總而言之，參會(huì)人員名單及人員總數(shù)不是固定的，得根據(jù)會(huì)議預(yù)算及項(xiàng)目組情況來具體安排。

2.進(jìn)行地點(diǎn)相關(guān)準(zhǔn)備工作

根據(jù)確定的會(huì)議地點(diǎn)、人數(shù)等提前預(yù)定會(huì)議室、酒店住宿及餐飲及接送車輛、準(zhǔn)備接待臺(tái)和指示牌相關(guān)材料等。通常會(huì)將會(huì)議室、住宿、餐飲安排在同一酒店，我們需要提前與酒店負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，告知會(huì)議承辦單位、需要服務(wù)什么樣的人員及實(shí)際需要等。

比如會(huì)議室，要預(yù)定多大的、需要配備什么設(shè)施、圓桌還是方桌...

3.制作會(huì)議邀請(qǐng)函及負(fù)責(zé)相關(guān)衍生工作

一般都使用的是公司的模板，填入會(huì)議的相關(guān)信息即可，若是打印版的，確定材質(zhì)后復(fù)雜的就聯(lián)系供應(yīng)商制作，簡(jiǎn)單的比如A4紙彩打的就自己制作。若還涉及電子版的，多為H5格式。完成上述工作后，就是會(huì)議邀請(qǐng)函的發(fā)出，以本公司為例，大概提前半個(gè)月就要發(fā)出，并且要對(duì)人員進(jìn)行能否參會(huì)的tracker跟進(jìn)。

若能參會(huì)，CRA同時(shí)還要收集人員行程信息包括項(xiàng)目角色、身份信息、航班信息，當(dāng)CTA收到這些信息后，需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)行政購買及改簽機(jī)票/火車票。

4.進(jìn)行資料準(zhǔn)備相關(guān)工作

涉及的文件有試驗(yàn)方案、研究者手冊(cè)、病例報(bào)告表、知情同意書、PPT等，若是pre-NDA溝通會(huì)，需要準(zhǔn)備的特殊資料是本項(xiàng)目及關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的臨床研究報(bào)告、QA匯總（主要是醫(yī)學(xué)負(fù)責(zé)撰寫）。

當(dāng)PM把文件發(fā)給CTA時(shí)，CTA需要確定清楚，各準(zhǔn)備多少份、有無特殊打印要求（單面/雙面打印、PPT是否涉及多頁在每張紙排版）、裝訂要求（三孔/兩孔膠裝、訂書機(jī)裝訂）等。當(dāng)資料準(zhǔn)備好后，需要將其包裝進(jìn)特制的文件袋中，并配備相應(yīng)的紙筆和參會(huì)證明。

5.會(huì)前會(huì)

由項(xiàng)目組leader負(fù)責(zé)召開，主要是確定相關(guān)工作是否安排得當(dāng)并落實(shí)，會(huì)議是否能正常召開，大多都是召開線上會(huì)議，CTA主要負(fù)責(zé)預(yù)約及發(fā)送會(huì)議鏈接，電子簽到工作等。

由于篇幅限制，會(huì)前工作仍有細(xì)節(jié)未敘述完整，至于會(huì)中和會(huì)后工作，準(zhǔn)備再寫兩個(gè)板塊，若有錯(cuò)誤及不足之處，麻煩大家指正及多多包涵~
　　作者：發(fā)財(cái)